Canlı YayınGiriş
Prof. Dr. Murat Ferman
Küresel planda bu hızlı tempolu gelişmeleri radarda tutmak ve takipte kalmak, elbette gerekiyor. Ancak, kontrol ve inisiyatif alanımız dışında kalan bu büyük resmi gözden kaybetmeden, daha küçük ve yönetilebilir planları da görme ihtiyacı da ortadan kaybolmuyor. Bu cümleden olmak üzere, mesela “verimli çalışma ve verimliliği arttırma” başlığı ön plana taşınabiliyor.
İşletme-Yönetim disiplini, her iş’in; “verimli/etkin/etkili” şekilde tamamlanmasını öngörüyor. Bu tespit çerçevesinde, her gün için daha verimli olmanın; verimliliği arttırmanın yolu, değişik teknik ve yaklaşımlar ile literatürde ortaya konuluyor. Çoğu bilinen ve ortak sağduyu/basit mantık temelinde formüle edilen bir kısım yaklaşım ile teknikleri hatırlamakta fayda bulunuyor.
Günlük bazda verimliliği sağlama ve arttırma bakımından, bir gece önce gerçekleştirilmesi gereken hazırlık çalışmasında üç farklı yaklaşım ön plana çıkıyor:
S.M.A.R.T. Hedefler Sınıflandırması
Üzerinde çalışılacak hedef; üstesinden gelinecek sorun; karara konu edilecek başlıklarının, SMART ibaresi baş harflerinin işaret ettiği kapsama dahil olduğu irdelenerek, Belirgin (S); Ölçülebilir (M); Ulaşılabilir (A); Kayda Değer (R) ve Takvime Bağlanabilir (T) vasıflarıyla temel şablona oturtulması gerekiyor.
Eisonhower Matrisi
Savaş kahramanı ve ABD başkanlarından Dwight Eisenhower’a ithafen adlandırılan bu teknikte; iş ve görevler, “önem” ve “aciliyet” faktörleri temelinde 2x2’lik bir matris üzerinden değerlendirmeye alınıyor; hem önemli, hem de acil kutusundaki işler, yapılacaklar listesine hemen taşınırken, önemli ancak acil olmayan işler karara; yeniden değerlendirmeye bırakılıyor. Önemli olmayıp acil olan ve ne önemli, ne de acil bulunmayan görevler ise başkalarına delege edilecek/vakit harcanmayacaklar klasmanına atılıyor.
Biyo-Ritim ve Kişisel Enerji
Kişilere ve/veya dönemlere göre değişen vücut saati ve değişken enerji / konsantrasyon dinamikleri göz önüne alınarak, en önemli ve/veya zorlu iş ile görevlerin gün içi programlanması sağlanıyor.
Her mesai gününün ilk saatlerinde ise iki önemli yaklaşımı devreye almak gerekiyor:
İki Dakika Kuralı
Güne başlarken, tamamlanması çok kısa (birkaç dakika) sürecek tüm işlerin hemen ve öncelikle sonuçlandırılması, ajandanın hafifletilmesi bakımından salık veriliyor.
Zaman Dilimleri Yaklaşımı
İşlerin tekil ve/veya gruplandırılmış haliyle düzenlenmesi ve her birisi için net zaman dilimlerinin tahsis edilmesi ( toplantılar; elektronik postalar; yaratıcı çalışmalar ve benzeri gibi ) öneriliyor.
Günün ilerleyen saatlerinde ve mesai akışında kullanıma sokulabilecek üç yaklaşım/teknik daha bulunuyor:
İş-Görev Gruplandırma
Farklı yapıdaki görevler arasındaki intikallerde vakit kaybını azaltmak bakımından benzer işlerin bir arada ve birlikte ele alınarak sonuçlanması anlayışına dayanır. Örnek olarak, elektronik postaların cevaplandırılması veya toplantıların düzenlenmesi gibi benzer görev gruplarının kendilerine ayrılan zaman dilimlerinde ele alınması ifade edilebilir.
Pomodoro Tekniği
Dinamik bir zaman yönetimi aracı olarak işlerin kısa süreli ve fakat yüksek düzeyde odaklanmış bir süre ve kısa aralık/dinlenmeler yolu ile ele alınması yaklaşımıdır. Yaygın uygulama; “25 dakika yoğun çalışma / 5 dakika dinlenme” çevrimleri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Kanban Tahtası
Japon kaynaklı bir yönetim sistemi Kanban Yaklaşımı; özellikli tablo ve kartlar üzerinden tüm iş elemanları ve seyrini takip ile yönetime dayanıyor. Bu metot ile iş akışı; “Yapılacaklar”; “Devam Eden” ve “Tamamlanmış” kategorileri üzerinden etiketlenmiş oluyor.
Nihayet, günün sonunda, iki ilave başlık altında adeta bir verimlilik icmaline ulaşılması sağlanıyor:
Gün Sonu Envanteri
Mesai bitiminde genel bir değerlendirme-gözden geçirme ve ertesi güne hazırlık oluşturma açısından bir rapor oluşturma pratiğine işaret ediyor. Uygulamada, mesainin son onbeş dakikası ayrılarak gerçekleştirildiğinde, kazanımları tespit ve sonuçları güncelleme ile ertesi günün önceliklerini belirleme açısından fayda sağladığı görülüyor.
Verimlilik Güncesi
Kişisel Günce yaklaşım ve anlayışıyla, gün boyu gerçekleştirilen faaliyet ve girişimlerin, verimlilik penceresinden samimi ve özel dokunuşla bir değerlendirmesinin “kendimiz ile” paylaşılması uygulamasını ifade ediyor. Verimlilik kavrayış ile uygulamalarının “içselleştirilmesi” ve farkındalık artışı bakımından faydalı bulunuyor.
Değerli okurlarımız huzurunda, verimli-etkin-etkili dokunuşlar ile taçlanmış; “Katma Değeri Yüksek ve Yüksek Katma Değerli Günler” dileklerimizi (*), bu vesileyle bir kere daha paylaşıyoruz.
(*)Hafta içi her gün 08.05’ de Canlı ve sonrasında Podcast ile NTV Radyo programımız “Evdeki Hesap” kapanış cümlesi.
Küresel planda bu hızlı tempolu gelişmeleri radarda tutmak ve takipte kalmak, elbette gerekiyor. Ancak, kontrol ve inisiyatif alanımız dışında kalan bu büyük resmi gözden kaybetmeden, daha küçük ve yönetilebilir planları da görme ihtiyacı da ortadan kaybolmuyor. Bu cümleden olmak üzere, mesela “verimli çalışma ve verimliliği arttırma” başlığı ön plana taşınabiliyor.
İşletme-Yönetim disiplini, her iş’in; “verimli/etkin/etkili” şekilde tamamlanmasını öngörüyor. Bu tespit çerçevesinde, her gün için daha verimli olmanın; verimliliği arttırmanın yolu, değişik teknik ve yaklaşımlar ile literatürde ortaya konuluyor. Çoğu bilinen ve ortak sağduyu/basit mantık temelinde formüle edilen bir kısım yaklaşım ile teknikleri hatırlamakta fayda bulunuyor.
Günlük bazda verimliliği sağlama ve arttırma bakımından, bir gece önce gerçekleştirilmesi gereken hazırlık çalışmasında üç farklı yaklaşım ön plana çıkıyor:
S.M.A.R.T. Hedefler Sınıflandırması
Üzerinde çalışılacak hedef; üstesinden gelinecek sorun; karara konu edilecek başlıklarının, SMART ibaresi baş harflerinin işaret ettiği kapsama dahil olduğu irdelenerek, Belirgin (S); Ölçülebilir (M); Ulaşılabilir (A); Kayda Değer (R) ve Takvime Bağlanabilir (T) vasıflarıyla temel şablona oturtulması gerekiyor.
Eisonhower Matrisi
Savaş kahramanı ve ABD başkanlarından Dwight Eisenhower’a ithafen adlandırılan bu teknikte; iş ve görevler, “önem” ve “aciliyet” faktörleri temelinde 2x2’lik bir matris üzerinden değerlendirmeye alınıyor; hem önemli, hem de acil kutusundaki işler, yapılacaklar listesine hemen taşınırken, önemli ancak acil olmayan işler karara; yeniden değerlendirmeye bırakılıyor. Önemli olmayıp acil olan ve ne önemli, ne de acil bulunmayan görevler ise başkalarına delege edilecek/vakit harcanmayacaklar klasmanına atılıyor.
Biyo-Ritim ve Kişisel Enerji
Kişilere ve/veya dönemlere göre değişen vücut saati ve değişken enerji / konsantrasyon dinamikleri göz önüne alınarak, en önemli ve/veya zorlu iş ile görevlerin gün içi programlanması sağlanıyor.
Her mesai gününün ilk saatlerinde ise iki önemli yaklaşımı devreye almak gerekiyor:
İki Dakika Kuralı
Güne başlarken, tamamlanması çok kısa (birkaç dakika) sürecek tüm işlerin hemen ve öncelikle sonuçlandırılması, ajandanın hafifletilmesi bakımından salık veriliyor.
Zaman Dilimleri Yaklaşımı
İşlerin tekil ve/veya gruplandırılmış haliyle düzenlenmesi ve her birisi için net zaman dilimlerinin tahsis edilmesi ( toplantılar; elektronik postalar; yaratıcı çalışmalar ve benzeri gibi ) öneriliyor.
Günün ilerleyen saatlerinde ve mesai akışında kullanıma sokulabilecek üç yaklaşım/teknik daha bulunuyor:
İş-Görev Gruplandırma
Farklı yapıdaki görevler arasındaki intikallerde vakit kaybını azaltmak bakımından benzer işlerin bir arada ve birlikte ele alınarak sonuçlanması anlayışına dayanır. Örnek olarak, elektronik postaların cevaplandırılması veya toplantıların düzenlenmesi gibi benzer görev gruplarının kendilerine ayrılan zaman dilimlerinde ele alınması ifade edilebilir.
Pomodoro Tekniği
Dinamik bir zaman yönetimi aracı olarak işlerin kısa süreli ve fakat yüksek düzeyde odaklanmış bir süre ve kısa aralık/dinlenmeler yolu ile ele alınması yaklaşımıdır. Yaygın uygulama; “25 dakika yoğun çalışma / 5 dakika dinlenme” çevrimleri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Kanban Tahtası
Japon kaynaklı bir yönetim sistemi Kanban Yaklaşımı; özellikli tablo ve kartlar üzerinden tüm iş elemanları ve seyrini takip ile yönetime dayanıyor. Bu metot ile iş akışı; “Yapılacaklar”; “Devam Eden” ve “Tamamlanmış” kategorileri üzerinden etiketlenmiş oluyor.
Nihayet, günün sonunda, iki ilave başlık altında adeta bir verimlilik icmaline ulaşılması sağlanıyor:
Gün Sonu Envanteri
Mesai bitiminde genel bir değerlendirme-gözden geçirme ve ertesi güne hazırlık oluşturma açısından bir rapor oluşturma pratiğine işaret ediyor. Uygulamada, mesainin son onbeş dakikası ayrılarak gerçekleştirildiğinde, kazanımları tespit ve sonuçları güncelleme ile ertesi günün önceliklerini belirleme açısından fayda sağladığı görülüyor.
Verimlilik Güncesi
Kişisel Günce yaklaşım ve anlayışıyla, gün boyu gerçekleştirilen faaliyet ve girişimlerin, verimlilik penceresinden samimi ve özel dokunuşla bir değerlendirmesinin “kendimiz ile” paylaşılması uygulamasını ifade ediyor. Verimlilik kavrayış ile uygulamalarının “içselleştirilmesi” ve farkındalık artışı bakımından faydalı bulunuyor.
Değerli okurlarımız huzurunda, verimli-etkin-etkili dokunuşlar ile taçlanmış; “Katma Değeri Yüksek ve Yüksek Katma Değerli Günler” dileklerimizi (*), bu vesileyle bir kere daha paylaşıyoruz.
(*)Hafta içi her gün 08.05’ de Canlı ve sonrasında Podcast ile NTV Radyo programımız “Evdeki Hesap” kapanış cümlesi.
SON DAKİKA
